Produktivität steigern & Stress reduzieren: Das Pareto Prinzip!

 

Das Pareto Prinzip geht auf seinen Entdecker Vilfredo Pareto zurück. Der italienische Ingenieur, Ökonom und Soziologe Pareto fand Anfang des 20. Jahrhunderts heraus, dass 20% der Staatsbürger rund 80% des Staatsvermögens besaßen. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass die übrigen 20% des Vermögens auf 80% der Staatsbürger verteilt waren.

Auch Heute ist dieses Verhältnis noch gültig. Darauf hin sah sich Vilfredo Pareto weitere Zusammenhänge an, bei denen er ebenfalls auf eine Verteilung von 20 zu 80 stoß, weshalb das Pareto Prinzip auch 80/20-Regel genannt wird.


Beispielsweise werden in vielen Unternehmen 80% des Umsatzes mit nur 20% der Produkte oder durch nur 20% aller Kunden generiert und umgekehrt. Nicht selten sind zudem bei vielen Firmen 20% der Mitarbeiter für 80% aller Verkäufe verantwortlich. Die 80/20-Regel findet sich jedoch nicht nur im unternehmerischen Bereich, sondern auch im Privatleben häufig wieder.

Beispielsweise wird ein Anteil von 20% der Kleidung, welche sich in unserem Kleiderschrank befindet, in 80% der Zeit getragen. Die übrigen 80% unserer Kleidung tragen wir hingegen maximal zu 20% der Zeit. Ein anderes Beispiel zeigt auch ein Blick auf das Smartphone: 80% der Anrufe und Nachrichtenkommunikation führen wir mit 20% unserer Kontakte und von den vorhandenen Apps werden ebenfalls 20% in 80% der Zeit genutzt.

Die Liste für Beispiele, bei denen die 80/20-Regel zutrifft, könnte man unendlich weit fortsetzen.

Interessanter ist nun aber der Fakt, dass diese Regel auch im Zeitmanagement eine herausragende Rolle spielt.


Wie kann das Pareto Prinzip für effektives Zeitmanagement genutzt werden?

 

In Verbindung mit Zeitmanagement besagt die 80/20-Regel, dass rund 80% der Ergebnisse in nur 20% der aufgebrachten Zeit erreicht werden. Die letzten 20% einer Aufgabe machen somit 80% des gesamten Zeitaufwandes aus.


Dass diese Regel auch in diesem Zusammenhang funktioniert, lässt sich ebenfalls mit einem einfachen Alltagsbeispiel verdeutlichen: Nehmen wir an, Sie erwarten am Abend Besuch und möchten zuvor Ihre Wohnung in Ordnung bringen und reinigen. Gerade beim Putzen und Aufräumen zeigt sich das Verhältnis von 80 zu 20 sehr deutlich. In gut einer Stunde können Sie hierbei das nötigste erledigen, d. h. Das Geschirr in die Geschirrspülmaschine räumen, herum liegende Kleidung oder sonstige Gegenstände wegräumen, mit einem Lappen rasch über Oberflächen, wie Tische oder Waschbecken wischen und den Boden grob saugen. Nach einer Stunde Aufwand macht Ihre Wohnung somit einen sauberen und ordentlichen Eindruck, d. h. 80% des Ergebnisses sind bereits erreicht.

Um die letzten 20% zu erreichen, würden Sie zum Schluss jedoch nochmals 80% der Zeit, also 4 Stunden anhängen, um die Fenster zu putzen, in jeder Nische des Raumes Staub zu wischen, Gegenstände genauestens zu sortieren und auch die Möbel abrücken, um auch dahinter zu putzen. Im Gesamtbild machen diese Aspekte jedoch nur 20% aus, obwohl Sie 80% Ihrer gesamten Zeit hiermit verbracht haben.


Beschäftigt zu sein bedeutet nicht gleich produktiv zu sein

 

Dieses Beispiel lässt sich nun auch auf den Arbeitsalltag übertragen. Auch hierbei erreichen wir 80% der Ergebnisse mit 20% des Arbeitsaufwandes. Richtig angewandt, kann die 80/20-Regel die Produktivität also maßgeblich erhöhen und gleichzeitig natürlich auch den Stress reduzieren, wenn die im Verhältnis betrachteten "unwichtigen" 20% des Ergebnisses weniger gewertet werden.

Beschäftigt zu sein bedeutet nämlich nicht gleich produktiv zu sein – vor allem dann nicht, wenn man sich mit den weniger relevanten Arbeitsinhalten befasst, welche nach dem Prinzip 80% der Zeit in Anspruch nehmen. Um das Prinzip effizient zu nutzen, müssen jedoch einige Regel betrachtet werden.

Lediglich die Gesamtarbeitszeit zu reduzieren und nach 2 Stunden Feierabend zu machen führt dabei nicht zu besseren Ergebnissen. Es gilt zunächst herauszufinden, wo in deinem persönlichen Arbeitsalltag die jeweiligen 80 bzw. 20% der Ergebnisse zu finden sind und welche Aufgaben dafür notwendig sind.


Wichtige und dringende Aufgaben unterscheiden

 

Um die 80/20-Regel effektiv für die eigene Produktivität nutzen zu können, müssen zunächst die Aufgaben identifiziert werden, welche nachhaltig auch zum Erfolg führen. Wie zuvor schon erwähnt, führt mehr Arbeit nicht zwangsläufig zu besseren Ergebnissen. Nicht wenige Selbstständige aber auch Arbeitnehmer fühlen sich zunehmend gestresst, da sie hart und lange Arbeiten, jedoch trotzdem nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Sie haben das Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt zu sein, machen keine Pausen und täglich Überstunden. Prinzipiell stimmt es auch, dass sie "beschäftigt" sind – oft jedoch mit Aufgaben, die weniger wichtig sind. Beispielsweise verlieren viele Menschen Zeit, da sie während der Arbeit immer wieder E-mails beantworten oder Anrufe entgegen nehmen.


Um den Stress zu reduzieren und gleichzeitig produktiver zu werden, sollten Sie sich also überlegen, welche Aufgaben maßgeblich für den Erfolg verantwortlich und somit "wichtig" sind, und welche nicht. Konzentrieren Sie sich dann auf die "wichtigen" Aufgaben, also auf die, welche 80% Ihres Erfolges ausmachen. Welche Aufgaben das sind, kommt dabei natürlich ganz auf die Tätigkeit selbst an und kann hier nicht pauschalisiert werden.

Haben Sie die Aufgaben identifiziert, welche Ihnen sehr viel Zeit rauben, jedoch nicht zum Ergebnis führen, gibt es für diese Aufgaben zwei Möglichkeiten. Eine davon ist, diese Aufgabe entweder komplett zu streichen oder aber zu delegieren, d. h. An eine andere Person zu übertragen. Sollte dies nicht möglich sein, dann sollte der zeitliche Rahmen zur Bearbeitung dieser Aufgaben festgelegt und begrenzt sein.

Um nochmal auf das Beispiel der Beantwortung von E-mails zurückzukommen: Hier wäre es äußerst sinnvoll, sich feste Zeiten für das Beantworten von Mails, wie beispielsweise je 30 Minuten vor Feierabend einzuplanen, anstatt diese Tätigkeit über den gesamten Tag zu verteilen. Es handelt sich hierbei um eine Aufgabe, welche nicht vollkommen gestrichen werden kann und oftmals dringend, aber nicht wichtig ist. Der zeitliche Rahmen sollte deshalb begrenzt sein.

Unbewusst führt dies übrigens ebenfalls zu einer zielgerichteten Anwendung der 80/20-Regel: Auch in E-mails und anderen Textnachrichten befindet sich der Fokus des Inhalts nicht selten in 20% der geschriebenen Wörter und Sätze. Natürlich sollten Nachrichten möglichst formell und korrekt beantwortet werden. Ist jedoch dabei der Hintergedanke im Raum, dass für diese Tätigkeit nur ein begrenzter Zeitrahmen zur Verfügung steht, so wird man die Mails automatisch schneller beantworten und sich dabei stets auf das wesentliche fokussieren.


Perfektionismus ablegen und Produktivität steigern

 

Diese Annahme leitet gleich zum zweiten Anwendungsbereich der 80/20-Regel über, nämlich der konkreten Ausführung der Aufgaben. Es gilt nahezu bei jeder zu erledigenden Aufgabe, dass 80% der Aufgabe in 20% der Zeit erledigt werden. Die restlichen 20% der Aufgabe führen in der Regel zur Perfektion und beanspruchen dabei nochmals das Vierfache der bereits aufgebrachten Zeit.

An sich sind die Aufgaben somit recht schnell erledigt, jedoch neigen viele Menschen dazu, das Ergebnis noch besser machen zu wollen, wodurch sie enorm viel Zeit verlieren. Von Perfektionismus ist somit nach der 80/20-Regel unbedingt abzuraten. Erfolgreiche Menschen erledigen in der Regel mehr Aufgaben und haben gleichzeitig weniger Stress, da sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und keine Zeit dafür verschwenden, ein bereits gutes Ergebnis noch besser zu machen.

Hier drin liegt jedoch auch nicht selten ein typischer Denkfehler bei der Anwendung dieses Prinzips: Nochmal wiederholt besagt das Prinzip, dass 80% des Ergebnisses mit nur 20% Aufwand erreicht werden. Ein 100% -iges Ergebnis ist also mit einem Aufwand von nur 20% nicht möglich, sondern bedarf stets seine vollen 100%.

Die größte Herausforderung des Prinzips besteht somit oft darin, den Perfektionismus abzulegen und sich mit 80% des Ergebnisses zufrieden zu geben. Zahlreiche Bespiele aus der Praxis erfolgreicher Menschen belegen jedoch, dass "gut" tatsächlich "gut genug" ist und der Arbeitsaufwand in keinem Verhältnis zur Perfektion steht. Versuchen Sie also, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, von "perfekten" Ergebnissen abzusehen und nicht zielführende Aufgaben zu delegieren oder zu begrenzen – denn so werden auch Sie mit der 80/20-Regel erfolgreich!

Möchten Sie Ihre Produktivität auf das Maximum steigern, informieren Sie sich hier über das Produktivitäts Konzept!

 

Herzlichst, Ihr Jasper Timmermann.

Weitere Blogbeiträge:

© Produktivitaets-Konzept.de