To-Do-Listen - Effektiv, um die Produktivität zu steigern!

 
Jeder kennt das - es gibt immer eine Menge unerledigter Dinge, Vieles wird aufgeschoben, Neues kommt hinzu. Manchmal zieht das Chaos ein, weil die Erledigung von Aufgaben zu lange liegenbleibt und man den Überblick verliert. Stress macht sich breit, Entspannung bleibt auf der Strecke.
 
Durch eine vernünftige Selbstreflektion erkennt man, das das vorhandene System nicht richtig funktioniert.
Man sucht Wege, wie man die eigene Produktivität erhöhen kann.

Ein gutes Tool, um Aufgabenbündel bewältigen zu können und dabei auch die richtigen Prioritäten zu setzen, sind To-Do-Listen.
 
Sie helfen, ein gutes Zeitmanagement zu installieren, den Überblick zu behalten und die eigene Produktivität zu steigern. Mit etwas Disziplin und dem notwendigen Durchhaltevermögen sind sie auch sehr motivierend. Erledigte Aufgaben geben ein befriedigendes Gefühl und tragen deutlich zum Wohlbefinden bei. Funktioniert die To-Do-Liste, sind Entspannung und Erholung nach Erledigung garantiert.

Allerdings kann die To Do List auch zu einem Mahnmal werden. Fehlt die nötige Disziplin, die Aufgaben wie geplant anzugehen, sind sie ein deutlicher Beleg für all das, was man nicht geschafft hat. Es kann dann sehr frustrierend werden, wenn Aufgaben immer weiter verschoben werden und die Aufgabenliste immer länger wird. Stress und Unzufriedenheit machen sich wieder breit.

Damit das nicht passiert, sollte man einige Ratschläge zum Erstellen einer guten To-Do-Liste beachten.



Der Aufbau einer guten To-Do-Liste



Generell lassen sich To-Do-Listen in verschiedener Ausführlichkeit anlegen. Sehr einfache To-Do-Listen beinhalten einfach eine Auflistung zu erledigender Aufgaben mit Termin. Die etwas anspruchsvolleren Listen nehmen auch eine Priorisierung bei den Aufgaben vor.
 
Schlussendlich gibt es sehr genau ausgearbeitete To-Do-Listen, die neben dem Termin und der Priorisierung auch eine geplante Dauer für die einzelnen Aufgaben bei der Erledigung vorsehen.

Grundsätzlich kann man empfehlen, eine möglichst detaillierte To-Do-Liste anzulegen - besonders für Menschen, die mit dn Listen noch keine Erfahrung haben. Ist man schon etwas versierter im Umgang mit To-Do-Listen, kann man auch eine einfachere Variante wählen.

Auch das Timing ist wichtig. Eine To-Do-Liste ist in einem permanenten Veränderungsprozess und muss regelmässig neu geplant werden. Welche Zeitintervalle für den Einzelnen am geeignetsten sind, muss man für sich selbst ausprobieren. Wöchentliche und monatliche Planungen sind weit verbreitet, oft mit täglichen Feinplanungen und Priorisierungen.


Anlegen einer To-Do-List nach der "ALPEN"-Methode


Um eine Aufgabenliste ausführlich anzulegen, kann man nach einer Methode vorgehen, die sich "ALPEN" - Methode nennt. Die Vorgehensweise soll hier kurz beschrieben werden:

Aufgaben: Zunächst werden alle Aufgaben aufgelistet. Hierbei wird noch keine Optimierung nach Priorität oder Termin vorgenommen.

Länge der Aufgaben: Hier wird eine Zeit für die Erledigung eingeplant für die einzelnen Aufgaben

Pufferzeit: Hier wird zusätzliche Zeit für die Erledigung von Aufgaben geplant.
Zusätzliche Zeitbedarfe liegen hier oft zwischen 10 und 50 %, je nachdem, wie gut man die Aufgabe schon kennt. Insbesondere Aufgaben, die man zum ersten Mal macht, benötigen oft größere Pufferzeiten, da ja noch die Erfahrung fehlt.

Entscheidungen treffen: Hier gilt es, nochmals zu prüfen, ob Aufgaben sinnvoll sind (ggf. streichen), ob Aufgaben evtl. delegiert werden können oder ob sie sich eventuell im Rahmen der Abarbeitung anderer Aufgaben miterledigen lassen. Es geht also nochmals um eine Optimierung der Liste.

Nachkontrolle: Hier wird dann abschließend nochmals überprüft, ob der geschätzte Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben richtig angelegt ist.



Das Bewältigen großer Aufgaben durch Aufteilung (Salami Taktik)



Zu große und auch nicht klar strukturierte Aufgaben haben auf einer To Do List eigentlich nichts zu suchen. Sie führen meist nur dazu, mit der Abarbeitung der Liste zu scheitern. Es wird aufgeschoben und erst gar nicht begonnen. Die To-Do-Liste verlängert sich dadurch kontinuierlich und der Frust ist bereits vorprogrammiert.

Große Aufgaben oder umfangreiche Projekte unterteilt man deshalb in kleine Abschnitte. Und diese kleinen Abschnitte gehören dann als Aufgaben auch auf die To-Do-Liste.


Priorisierung der Aufgaben nach der ABC-Analyse



Ist die Liste angelegt, ist ein weiterer wichtiger Teil der Vorbereitung zu ergänzen - das ist die Prioritätensetzung. Es gibt verschiedene Methoden, wie man bei der Prioritätensetzung vorgehen kann und es soll hier eine der gängisten vorgestellt werden. Dies ist die Prioritätensetzung nach der ABC- Methode. Die ABC- Methode sieht vor, alle Aufgaben nach folgendem Schema zu kategorisieren:

A: A-Prioritäten sind dringend und wichtig - diese Aufgaben werden zuerst und meist auch selbst erledigt.

B: B-Prioritäten sind wichtig, aber nicht so wie in der A-Kategorie und auch nicht so dringend. Diese können eventuell selbst erledigt werden oder auch delegiert werden.

C: C-Prioritäten sind nicht wichtig und auch nicht dringend. Sie werden im Block abgearbeitet oder vollständig delegiert.


Ist eine To-Do-Liste nach diesem Schema erst einmal erstellt, ist schon viel geschafft. Damit die Umsetzung der Aufgaben auf der To-Do-Liste aber gut gelingen kann, sollte man noch ein paar Dinge beherzigen.


Tipps zur erfolgreichen Umsetzung der To-Do-Liste



- Grundsätzlich sollte man nur eine To-Do-Liste führen. Mehrere Listen verführen schnell dazu, Aufgaben auf Listen zu parken. Mehrfachsysteme, mit Papierlisten, Computerlisten Listen in Apps und zusätzlich noch Post-its führen nur dazu, den Überblick wieder zu verlieren. Erkennt man dies im Rahmen einer guten Selbstreflektion, stellt man dies wieder ab.

- Auf eine To-Do-Liste gehören alle Aufgaben, die nicht zu den regelmässigen Gewohnheiten gehören. Alltägliche Rituale also nicht, aber jede Aufgabe, die aus diesem Rahmen herausfällt.

- Zusätzliche To Do´s sich zu merken, bringt auch nichts. Diese werden entweder vergessen oder finden dann oft nicht die richtige Priorisierung, wenn sie nicht auf der Liste stehen.

- Inspirationen oder neue Ideen sollten nicht auf der To-Do-Liste zu finden sein. Hierfür eignen sich Kreativbooks oder auch bestimmte Apps besser um sie zu verwalten. Die To-Do-Liste sollte nur Aufgaben enthalten, die in absehbarer Zeit auch wirklich zu erledigen sind.

- Feste Termine, wie z. B. ein Zahnarztbesuch, gehören auch nicht auf eine To-Do-Liste. Auch wenn es sich hierbei um eine Art Aufgabe handelt, so sind sie doch von zu organisierenden Aufgaben zu trennen.

- Begrenzung der Aufgabenvielzahl: Eine To-Do- Liste sollte nicht zu lang werden. Sie kann dann nicht abgearbeitet werden und führt wiederum zu Frustration, weil einfach zu viele Aufgaben liegen bleiben und verschoben werden.

- Eine To-Do-Liste sollte regelmässig aktualisiert werden, am besten zu einem festen Zeitpunkt. Für Viele bietet sich das Wochenende an - hier kann man prüfen, was in der vergangenen Woche geschafft wurde und welche Aufgaben für die kommende Woche anstehen.

- Es braucht auch eine gewisse Diziplin für das Abarbeiten der To-Do-Liste. Die Regel, jede Aufgabe maximal einmal zu verschieben, kann eine gute Sache sein.

- Aufgaben sollten kurz sein auf Der To-Do-Liste. Lange Aufgabenbeschreibungen verwirren nur. Kurze knappe Anweisungen sind am prägnantesten, z. B. Lisa schreiben, Opa anrufen, Geschenk besorgen....
 
 
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Herzlichst, Ihr Jasper Timmermann

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