Besser, effizienter und schneller: Trello!

Auf einen Blick!

 

Trello ist eine Projektmanagementsoftware, die viele noch nicht kennen. Dabei ermöglicht das Programm online die perfekte Planung für Projekte, die aus vielen Teilschritten bestehen. Mit dem einfachen Tool können Sie die eigene Produktivität und die Ihrer Mitarbeiter deutlich erhöhen.

Das Programm ist einfach aufgebaut und bietet weit mehr als eine einfache To do List. Gerade für Projektmanager, die viele Aufgaben im Blick haben müssen, ist das Tool interessant. Besonders dann, wenn viele Projekte in viele Teilabschnitte gegliedert sind und in Teams bearbeitet werden.

Im Lead-Management wird häufig auf die Anwendung zurückgesetzt, weil sie einfach zu verstehen ist. Zettelwirtschaft, Klebezettel und Chaos gehören damit der Vergangenheit an. Zudem ist die virtuelle Zusammenarbeit vereinfacht. Ob der Kollege im Homeoffice ist, in New York oder in Berlin spielt keine Rolle. Der Zugriff ist über Apps und Browser jederzeit möglich.

Außerdem lässt sich das Tool prima mit anderen webbasierten Softwareprogrammen verknüpfen.


Was verbirgt sich hinter dem Programm?


Es ist eine webbasierte Software für Projektmanager. Sie wurde von Fog Creek Software gegründet, einem amerikanischen Unternehmen. Die Software stammt aus Amerika und gibt es erst seit Juni 2015 auf Deutsch. Anfang 2017 wurde das Programm an Atlassian verkauft.

Das Programm ist nicht vergleichbar mit Microsoft Project & Co und eignet sich vor allem für plattformübergreifendes Arbeiten – auch im Team.

Das Tool eignet sich auch für die private Planung, beispielsweise der Urlaubsreise. Am besten können Sie sich das System wie den guten alten Karteikasten vorstellen. Auf sogenannten Boards, also einzelnen Kärtchen, werden verschiedene Informationen abgelegt, die für Aufgaben, Projekte oder Listen stehen.

Die Kärtchen können beliebig verschoben und gruppiert werden, jede Priorität kann neu definiert werden. Die Software ist in der Basisversion kostenfrei. Für komplexere Aufgabenstellungen gibt es eine kostenpflichtige Version. In der Regel reicht die Basisversion jedoch.

Was kann ich damit machen?


Sie können Ihren Boards Erinnerungen hinzufügen, Aufgaben und eine To do Liste anlegen oder einfach Ideen sammeln. Diese lassen sich in Gruppen sortieren. Jede Aufgabe kann aus Terminen, Diskussionen, Abstimmungen, Checklisten, Videos oder Fotos bestehen.

Der Nutzer kann zu jeder dieser Aufgabe Teammitglieder einladen. Dieses Feature ist für Projektmanager besonders wichtig, denn Aufgaben lassen sich über das Projektmanagement-Tool perfekt delegieren. Das Beste daran ist, dass Sie immer den Überblick darüber haben, welche Aufgaben von wem erledigt werden.

Das ermöglicht auch bei sehr großen Projekten ein gutes Zeitmanagement. Nutzer können nicht nur die eigene Produktivität erhöhen, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen. Dabei ist es möglich, für jeden Projektmitarbeiter nur die relevanten Boards freizuschalten.

Das Programm bleibt also übersichtlich und verhindert somit auch Einblicke in andere Projekte oder Teilaspekte. Alle Projektmitglieder können via E-Mail über wichtige Projektfortschritte oder Änderungen auf den Boards benachrichtigt werden. Das macht das Programm auch für das Privatleben interessant. Über das Programm lässt sich zum Beispiel eine Hochzeit beispielsweise perfekt organisieren.

Auf Boards lassen sich mögliche Hochzeit Locations genauso sammeln, wie eine Wunschliste für Geschenke. Braut und Bräutigam können gegenseitig die Listen und Ideen einsehen und bearbeiten, aber auch Trauzeugen, Freunde und Familienmitglieder an der Planung teilhaben lassen. Auch Urlaubsideen und Urlaubsplanungen lassen sich sammeln und organisieren.

Für Projektmanager ist die tägliche To do Liste nur eine von vielen Möglichkeiten, die das Tool bietet. Es können beliebig viele Projekte, Listen und Aufgaben erfasst werden, sodass Sie einfach den Überblick behalten. Labels ermöglichen das einfache Auffinden oder das Gruppieren von ähnlichen Projekten, Themen und Aufgaben. Durch Farben lassen sich die Boards noch mal besser voneinander unterscheiden.

Die Vorteile des Tools


Trello ist einfach, effizient und kann die Produktivität erhöhen. Ein großer Vorteil ist die einfache Bedienung. Anwender benötigen keine großen Computerkenntnisse, um die Boards zu befüllen, zu strukturieren und zu ordnen. Besonders visuelle Menschen profitieren von der Anwendung, die intuitiv bedient wird. Wer in seinem Büro mit Klebezetteln arbeitet, kann diese eins zu eins auf Boards übertragen.

Projekte, Erinnerungen und Ideen werden so schnell erfasst und lassen sich auch später beliebig bearbeiten. Zusätzlich können Sie Erinnerungen hinzufügen, um an Deadlines oder wichtige Termine erinnert zu werden. Die einzelnen Karten können nach Priorität geordnet werden und mit einem Ablaufdatum versehen werden.

Wenn die ganze Planung in sich zusammenfällt, können Sie die Kärtchen einfach neu anordnen. Flexibilität gehört zu den absoluten Stärken der Anwendung. Checklisten können eingefügt werden, sogar Fotos und Videos. Erledigte Aufgaben oder verworfene Projektideen kann der Anwender einfach archivieren oder löschen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Dateien an die Boards anhängen lassen. Handouts aus Sitzungen, wichtige E-Mails oder Projektunterlagen lassen sich digital abspeichern und sind über das Web schnell verfügbar und abrufbar.

Projektmitglieder haben die Möglichkeit, die Listen zu kommentieren. Das Tool ermöglicht auch den Austausch mit anderen Programmen wie zum Beispiel Dropbox, Evernote, MailChimp oder Box. Vom Google Chrome-Browser lassen sich durch Plugins auch Mails direkt als Karten integrieren.

Zusammenfassend hervorzuheben sind die Flexibilität und Agilität, die von jedem Standort eine Zusammenarbeit ermöglichen.

Wie funktioniert die Methode?


Die Software orientiert sich an der Kanaban-Methode. Diese wurde nach dem Zweiten Weltkrieg in Japan für den Automobilhersteller Toyota entwickelt. Die Erfindung von Ōno Taiichi hat sich bewährt. Auf einer Tafel werden die drei Punkte Aufgaben, Bearbeitung und erledigt notiert.

Aufgaben sind alle To Dos, die noch anstehen. In Bearbeitung fallen Vorhaben, die gerade erledigt sind. Erledigt erklärt sich selbst. Die Klebezettel (hier also die Boards) lassen sich beliebig hin und herschieben. Wichtig ist jedoch, dass die Bearbeitung nicht mehr als fünf Aufgaben umfasst, es sei denn das Team ist größer.

Kanban ist einfach und übersichtlich und verlangt, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Doch auch ohne Kanban ist die Software ein echter Mehrgewinn.

Gibt es Nachteile?


Ja, auch das Programm hat seine Schwächen. Für die Chat-Kommunikation eignet sich die Anwendung nur bedingt. Um das Zeitmanagement zu optimieren, empfiehlt es sich für schnelle Kommunikation eher auf Slack oder andere Messenger zurückzugreifen.

Für Softwareprojekte ist das Programm nicht komplex genug. Insgesamt sind diese kleinen Nachteile aber zu verschmerzen. Für Projektmanager oder alle, die privat und beruflich eine lange To do List haben, ist die Anwendung ideal.

Wer in Teams arbeiten will oder Aufgaben delegieren muss, kommt um das Programm momentan nicht herum.

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